Expediente clínico electrónico en México: lo que hay que saber de la NOM-024

Cada vez más hospitales privados en México dejan el expediente en papel y pasan a un sistema electrónico. La decisión suele empezar por la operación: menos papel, menos expedientes perdidos, notas legibles. Pero hay una parte regulatoria que conviene entender antes de elegir software, y ahí la referencia es la NOM-024-SSA3-2012, Sistemas de información de registro electrónico para la salud. Intercambio de información en salud.

Aclaración necesaria: este artículo es orientativo y no es asesoría legal. Las normas pueden modificarse, así que consulta el texto vigente en el Diario Oficial de la Federación (DOF) y revisa cualquier decisión con tu asesor legal o regulatorio.

Cómo se relaciona con la NOM-004

La NOM-004-SSA3-2012 define qué debe contener el expediente clínico: documentos, requisitos de cada nota, confidencialidad y conservación. Esa norma permite llevar el expediente en medios electrónicos, siempre que se cumpla la regulación aplicable.

La NOM-024 entra justo en ese punto. No te dice qué notas escribir; te dice qué características debe tener el sistema donde las escribes. Si quieres repasar los contenidos del expediente, lee nuestra guía práctica de la NOM-004.

En pocas palabras: la NOM-004 cubre el qué y la NOM-024 cubre el cómo cuando el registro es electrónico.

Qué busca la NOM-024

La norma establece requisitos para los sistemas de información de registro electrónico para la salud, conocidos como SIRES. Sus objetivos se pueden agrupar en varios temas.

Interoperabilidad

La información de salud debe poder intercambiarse entre sistemas e instituciones de forma ordenada. Para lograrlo, la norma promueve el uso de estándares y de los catálogos fundamentales que establece la Secretaría de Salud. Por ejemplo, los diagnósticos se codifican con la clasificación internacional de enfermedades (CIE) en las versiones y catálogos que publica la autoridad sanitaria.

Si cada hospital registra los diagnósticos con texto libre y sin catálogo, intercambiar información o generar reportes confiables se vuelve casi imposible.

Identificación del paciente

Un registro electrónico necesita identificar sin ambigüedad a cada paciente. La norma considera el uso de la CURP cuando está disponible, junto con otros datos de identificación. Esto reduce duplicados y evita mezclar información de dos personas distintas.

Seguridad y confidencialidad

El sistema debe proteger la información contra accesos no autorizados. Eso implica usuarios individuales, permisos según el rol de cada persona y control sobre quién puede ver, escribir o modificar.

Recuerda que los datos de salud se consideran datos personales sensibles bajo la ley de protección de datos personales vigente en México, lo que eleva el nivel de cuidado que debes tener.

Integridad y trazabilidad

La información registrada no debe alterarse sin dejar rastro. El sistema tiene que guardar una bitácora de accesos y cambios: quién entró, cuándo, qué consultó y qué modificó. Esta trazabilidad es la versión electrónica de la regla de no tachar ni enmendar el expediente en papel.

Autenticidad

Cada registro debe poder atribuirse a una persona. Para eso se usa la firma electrónica, que da certeza de quién elaboró o validó una nota y de que no se modificó después.

Disponibilidad y continuidad

La información tiene que estar disponible cuando se necesita para atender al paciente. Eso exige respaldos periódicos, procedimientos de recuperación y un plan para seguir operando si falla algo.

Qué significa esto al elegir un sistema

Lo práctico es convertir estos principios en preguntas concretas para cualquier proveedor que evalúes. Estas son las que recomendamos hacer:

1. Bitácora. ¿El sistema registra cada acceso y cada cambio al expediente? ¿Quién puede consultar esa bitácora y por cuánto tiempo se guarda?
2. Firma. ¿Cómo se firman las notas? ¿La firma está ligada a un usuario individual y requiere algo más que la sesión abierta?
3. Correcciones. Si un médico se equivoca, ¿puede borrar la nota o se genera una corrección que conserva la original?
4. Permisos por rol. ¿Puedo definir qué ve y qué hace enfermería, médicos, residentes, caja y administración?
5. Respaldos. ¿Con qué frecuencia se respalda la información, dónde se guarda y cuánto tarda una recuperación?
6. Exportación. Si un día cambio de sistema, ¿puedo sacar toda la información en un formato utilizable?
7. Catálogos. ¿Usa los catálogos fundamentales de la Secretaría de Salud para diagnósticos y otros datos clave?
8. Identificación. ¿Captura la CURP y tiene mecanismos para evitar pacientes duplicados?
9. Intercambio de información. ¿Puede compartir información con otros sistemas usando estándares, o todo queda encerrado?
10. Disponibilidad. ¿Qué pasa si se cae internet o el servidor? ¿Hay forma de seguir atendiendo?

Pide que te muestren cada punto funcionando, no solo que te lo digan.

Errores comunes al digitalizar

• Pensar que escanear el expediente en papel ya es tener un expediente electrónico.
• Compartir usuarios entre varias personas, lo que anula la trazabilidad y la firma.
• Permitir que cualquier usuario vea cualquier expediente "por si acaso".
• No probar nunca la recuperación de un respaldo.
• Elegir un sistema sin catálogos y luego no poder generar reportes confiables.

Lista mínima antes de arrancar

• Define responsables de seguridad de la información y del archivo clínico.
• Documenta qué roles existen y qué puede hacer cada uno.
• Establece cómo se dan de alta y de baja los usuarios.
• Revisa tu aviso de privacidad con tu asesor.
• Capacita al personal en firma, correcciones y confidencialidad.

Cómo ayuda pixOS

pixOS lleva una bitácora de accesos al expediente y detecta accesos anómalos, maneja notas de corrección que no borran la original y usa firma electrónica con segunda clave. Además, revisa cada ingreso contra 27 verificaciones de la NOM-004 y muestra un semáforo con lo que falta (notas, firmas, consentimientos, hojas de enfermería), en web y en app para iOS y Android.

El cumplimiento final depende de cómo tu equipo llena el expediente y de tus procesos internos. Si quieres ver cómo funciona en la operación de tu hospital, agenda una demo.